Online CRM rendszer – VállalatNavigátor

Első lépések a hatékonyság felé, ismerkedés az online CRM rendszer használatával

Minden rendszer bevezetésénél a legnehezebb az első lépéseket megtenni. A cikk bemutatja az online CRM rendszer általános funkcióit, segít abban, hogy a bejelentkezés után ne "vesszünk" el.

Bejelentkezés után

Ha Ön az első alkalommal jelentkezik be az Online CRM rendszer hálózatába, akkor első lépésként az emailben kapott ideiglenes jelszót biztonsági okokból meg kell változtatnia. Ugyanitt egy jelszó emlékeztető kérdést is ki kell választania és meg kell adnia rá a választ. Erre akkor lesz szüksége, ha véletlenül elfelejti a jelszavát. Ha ez előfordul, akkor az "Elfelejtette jelszavát?" linkre kattintva kérhet új jelszót.

Főoldal

Bejelentkezés után a főoldalra jutunk. Az online CRM rendszer Főoldalán 4 panel jelenik meg:

  • Elvégzendő tevékenységek
  • Várható üzletek
  • Gyorskereső
  • Új rekordok

Az Elvégzendő tevékenységek panel tartalmazza és jeleníti meg azokat a feladatokat, amelyek elvégzése esedékessé vált, a beállított határidőt figyelembe véve és azokat az eseményeket, amelyek az aktuális napra vannak betervezve.

Várható üzletek panel a közelmúltban rögzített új üzleti lehetőségeket és érdeklődőket jeleníti meg, tartja szem előtt.

Az online CRM rendszer Gyorskereső panelje lehetőséget biztosít a tárolt adatok között való keresésre. A kereső az összes keresési feltételnek megfelelő eredményt megjeleníti a képernyőn. A keresendő rekordok körét szűkíteni lehet a legördülő menüvel.

Az Új rekordok panel tartalmazza azon adatok listáját csökkenő időrendben, amelyek a legutóbb kerültek rögzítésre vagy módosításra.
 

Egy oldal szerkezete

Az online CRM rendszer fejlesztése során a legfontosabb szempont a minél egyszerűbb és könnyebb használhatóság volt. Ezért a különböző képernyők szerkezetileg megegyeznek. Tekintsünk most át egy ilyen képernyőt. Legyen ez például a Partnerek. Kattintsunk a Partnerek menüpontra. Az oldal felépítése a következő:

  • Fejléc: a felső szürke sor, a logóval és a jobb oldalon a bejelentkezett felhasználó nevével és a "Beállítások", "Kilép" linkekkel
  • Menüsor: piros csík, a választható menüpontokkal (a megjelenő menüpontok köre beállítható, erről később lesz szó)
  • Almenü: elkülönülő szürke csík, a kiválasztott menüpont által meghatározott funkciók érhetőek el innen
  • Panelek: két hasábban jelennek meg, a bal oldali hasáb, különböző segéd paneleket tartalmaz, a jobb oldali nagy hasáb, pedig olyan paneleket tartalmaz, amelyek a menüpont által meghatározott rekord típus rögzítését, listázását teszi lehetővé

Egy online CRM rendszer menüpont általában egy rekord típus kezelését teszi lehetővé.  Itt egy rövid kitérőt kell tennünk és pár alapfogalmat tisztázzunk, hogy a későbbiekben egyértelmű legyen. A rekord egy olyan elem, mely a logikailag összetartozó, és egységként kezelhető elemi adatértékek együttesét jelöli. Egy rekord mezőkből áll. Például, ha rögzítjük egy partnerünk nevét és címét, akkor az egy rekord, a név és a cím egy-egy mező. A rekord típus pedig azt a típust jelenti, melyről a rekord adatokat tárol. Ilyen rekord típusok például a Partner, Kapcsolattartó vagy érdeklődő.

Nézzük meg a Partnerek képernyőt. A képernyőn a következő elemek találhatóak:

  • almenü: egy Partner rögzítése (Új link), Partnerek listázása (Lista link) és Partnerek importálása és az almenü jobb oldalán "Az oldal testreszabása" link
  • bal oldali hasáb: Gyorskereső és Új rekordok panelek, amelyek megegyeznek a Főoldalon szereplőkkel és az Eszközök panel, amely a Partnerekhez tartozó műveletek elérését tartalmazza
  • jobb oldali nagy hasáb:Gyorsbejegyzés és Partnerek panel

Az alemnüben található "Lista" linkkel listázhatjuk az összes partnert.

A Gyorsbejegyzés panel egy rekord (itt: Partner) gyors létrehozását teszi lehetővé. Ez a funkció olyankor hasznos, amikor még nem áll rendelkezésünkre minden információ vagy a részletes rögzítéshez szükséges idő – akkor így gyorsan rögzíthetjük az alap információkat, később visszatérve ezeket kiegészíthetjük.

A Partnerek panel az utoljára rögzített pár partnert mutatja. Ez a panel alapból csak a bejelentkezett felhasználó tulajdonában levő partnereket mutatja, ez megváltoztatható a "Csak saját rekordok" jelölőnégyzet kikattintásával. Szintén ki lehet választani, hogy hány darab partner jelenjen meg, ez a "Sorok száma" legördülő menüvel tehető meg. A jobb oldali legördülő menüből kiválasztható pár alap szűrés, a középen található "Nézet" legördülő menüben pedig a módosítható és az általunk létrehozott nézetek találhatóak (ezekről egy későbbi cikkben lesz szó). A lista fejlécében található mezők nevére kattintva rendezhetjük a listát.

Panelek

Annak érdekében, hogy mindenki a saját magának leginkább megfelelő elrendezést tudja kialakítani a panelek a hasábokon belüli helyük megváltoztathatóak, becsukhatóak, és ha nem szükségesek, akkor bezárhatóak.

  • Mozgatás: a panel fejlécében a kurzort a névre mozgatva, a kurzor megváltozik. A bal oldali egér gombot lenyomva és nyomva tartva a panelt a kívánt helyre húzhatjuk
  • Becsukás: a panelt a fejléc bal oldalán található ">" jelre való kattintással tudjuk becsukni, kinyitni pedig a felfele nyíl jellel
  • Bezárás: a fejléc jobb oldalán található "X" jellel tudjuk a panelt bezárni. Ha egy bezárt panelt újra meg kívánunk jeleníteni, akkor az almenü jobb oldalán található "Az oldal testreszabása" linkre kattintva megjelennek a képernyőn megjeleníthető panelek és itt kiválasztható, hogy melyik panelek jelenjenek meg.

Beállítások

A képernyő jobb felső sarkában található "Beállítások" linkkel végezhető el a rendszer testreszabása. Ebben a cikkben csak a "Személyes beállítások" résszel foglalkozzunk, a többi beállítási lehetőségek későbbi cikkek tárgyát képezi. A "Személyes beállítások" részben a következő beállításokra van lehetőség:

  • Személyes adatok: itt változtathatóak meg a személyes adatok (név, telefonszám, nyelv, stb.)
  • Képernyőrendező: kiválaszthatjuk, hogy a menüben melyik menüpontok érhetőek el. A képernyőn két oszlopban – „Elérhető menüpontok” illetve a „Kiválasztott menüpontok” listában megjelenő mezők közül lehet kiválasztani egy elemet, egyszerűen az egeret nyomva tartva a kiválasztott elemet áthúzva a kívánt oszlopba
  • Jelszómódosítás: a jelszómódosítást teszi lehetővé
  • Emlékeztetők: emlékeztetők beállításait módosíthatjuk. Az emlékeztetőkről egy későbbi cikkben lesz szó