Hogyan tartsuk nyilván üzleti partnereinket az ügyfélkezelő CRM segítségével?

Minden vállalati rendszernek az alapja az üzleti partnerek nyilvántartása. Ez a cikk bemutatja, hogyan tarthatjuk nyilván a leghatékonyabban az üzleti partnereinket a VállalatNavigátor ügyfélkezelő CRM rendszerével.

Az üzleti partnereink nyilvántartása alapvetően két rekord típussal tudjuk megoldani. Ezek az ügyfélkezelő CRM rekord típusok: Partner és Kapcsolattartó. A Partner rekord típussal a partner cég adatait tartjuk nyilván (név, számlázási cím, levelezési cím, stb.), a Kapcsolattartó adattípussal pedig a partner cégnél a konkrét személyek, akikkel kapcsolatban állunk.

A Partner típusú rekordok nyilvántartását a Partnerek menüpontban, a Kapcsolattartó típusú rekordokét pedig a Kapcsolattartók menüpontban tudjuk megtenni.

Rögzítsünk egy üzleti partnert az ügyfélkezelő CRM rendszerben

Elsőként a cég adatait rögzítsük. Ehhez válasszuk ki a Partnerek menüpontot és az almenüből az “Új” linket, vagy a Partner listánál kattintunk az “Új Partner” gombra. Ekkor megjelenik a partnerrögzítő felület, ahol kitölthetjük az adatokat, majd a “Mentés” gombra kattintva létrehozzuk a partnert. A “Mentés és Új” gombra kattintva pedig a rögzítés után rögtön létrehozhatunk egy új partnert. A piros kerettel és rózsaszín háttérrel rendelkező mezőket kötelező kitölteni, ezeknek a mezőknek a kitöltése nélkül nem tudunk új partnert létrehozni. Ha a mező mögött egy ikon található, akkor arra  kattintva egy felugró (popup) ablakból választhatjuk ki a kívánt értéket. 
A mentés után a partner megtekintő képernyőjére jutunk. Erről később, most rögzítsük a kapcsolattartót.

Válasszuk ki a menüből a Kapcsolattartók menüpontot, majd hasonlóan a partnerrögzítéshez, az “Új” link kiválasztásával vagy az “Új Kapcsolattartó” gomb lenyomásával hozzunk létre egy új kapcsolattartót. A rögzítés oldalon a mezők között láthatjuk a “Partner” mezőt, amely mögött egy kis kereső ikon található. Erre kattintva egy felugró ablakból választhatjuk ki azt a partnert, amelyhez a kapcsolattartó tartozik. Az ablakban a legutoljára rögzített 10 partner jelenik meg. Ha nekünk egy korábbi partnerre van szükségünk, akkor a Keresés gomb segítségével kikereshetjük. Ehhez a kereső mezőbe a partner nevét vagy annak egy részletét kell beírni.

Rögzített adatok visszakeresése az ügyfélkezelő CRM rendszerben

Rögzítettünk egy üzleti partnert (cég adatok és kapcsolattartót), most keressük vissza. Például: hogyan találjuk meg egy cég ügyvezetőjét, ha tudjuk a cég nevét. Első lépésként keressük meg a partnert. Ezt több módon is megtehetjük:

• Keresés az ügyfélkezelő CRM rendszerben: a Főoldalon vagy a Partnerek oldalon a Gyorskereső panelbe írjuk be a cég nevét majd kattintsunk a Keresés gombra
• Partnerek oldalon levő lista: ha a partnert nem rég rögzítettük, akkor megtaláljuk a Partnerek menüpontban található listában
• Teljes lista: a Partnerek menüpontban az almenüben a “Lista” linket választva a rendszer kilistázza az összes partnert. A lista fejlécében egy ábécé is található, ahol a betűkre kattintva szűkíthetjük a listát

Ha megtaláltuk a partnert, akkor kattintsunk a nevére. Ekkor megjelenik a partner megtekintő képernyő. A képernyőn több panel jelenik meg egymás alatt. Az elsőben a partner adatai jelennek meg, a harmadikban pedig a partnerhez tartozó Kapcsolattartók. Itt a névre kattintva a Kapcsolattartó megtekintő képernyőjére jutunk.

További panelek:

• Elvégzendő feladatok: itt azoknak a feladatoknak a listáját láthatjuk, amelyek a partnerrel kapcsolatosak és még folyamatban vannak. Az “Új Feladat” gombbal új feladatot kapcsolhatunk a partnerhez.
• Üzleti lehetőségek: a partnerhez kapcsolódó üzleti lehetőségek listája
• Ügyek: a partner által bejelentett ügyek, ügyfélpanaszok listája
• Elküldött emailek: azoknak az emaileknek a listája, amelyet a partnernek küldtünk vagy a partnerrel kapcsolatosak
• Dokumentumok: olyan dokumentumok listája, amelyek valamilyen okból kapcsolódnak a partnerhez
• Feladat napló: a már elvégezett és a partnerrel kapcsolatos feladatok listája
• Események: a partnerrel kapcsolatos események (pld. találkozók) listája

Testreszabás az ügyfélkezelő CRM rendszerben

 Rögzítettünk egy partnert és egy kapcsolattartót, de biztos, hogy van olyan adatunk, amire az ügyfélkezelő CRM rendszer nem kínált fel mezőt. Ezért bővítsük ki a partner mezőket egy új mezővel. Ezt két lépésben tudjuk megtenni:

1. A mező létrehozása
2. A mező elhelyezése a képernyőn

A mező létrehozása: kattintsunk a “Beállítások” linkre (képernyő jobb felső sarka), majd a “Mezőszerkesztés” részből kattintsunk a “Partner mezőinek testreszabása” linkre. Ekkor megjelennek a partner rekord típus mezői. A “Partner saját mezők” listánál található “Új mező” gombra kattintva hozhatunk létre egy új mezőt. Első lépésként a mező típusát kell kiválasztanunk. Legyen most a választómenü (legördülő menü). A következő lépésben meg kell adnunk a mezőnek azt az elnevezését, ami megjelenik a képernyőn (Címke), azt, hogy kötelező-e és hogy csak olvasható-e, majd egy belső nevet (erre az ügyfélkezelő CRM rendszer felajánl egyet), megadhatunk egy leírást a mezőről, az “Értékek” szövegdobozban pedig felsoroljuk, hogy milyen értékeket tartalmazhat a választómenü. A Mentés gombbal hozhatjuk létre a mezőt.

A mező elhelyezése a képernyőn: a mezőt a létrehozása után el kell helyeznünk a képernyőn. Kattintsunk a “Beállítások” linkre, majd a “Mezőelrendezés” részből kattintsunk a “Partner mezők elrendezése” linkre. Megjelenik egy lista, ahol kiválasztható, hogy melyik elrendezést kívánjuk módosítani. Az alábbi elrendezések találhatóak a rendszerben:

• Partner lista: itt szabályozhatjuk, hogy a Partnerek menüpont kiválasztásakor megjelenő listában milyen mezők jelenjenek meg
• Partner teljes lista: itt szabályozhatjuk, hogy a Partnerek menüpont almenüjéből a “Lista” link kiválasztásakor megjelenő listában milyen mezők jelenjenek meg
• Partner kikereső nézet: itt szabályozhatjuk, hogy a felugró kikereső ablakban melyik mezők jelenjenek meg (emlékezzünk vissza, amikor a kapcsolattartóhoz kiválasztottuk a partnert)
• Partner keresés eredménye: a keresés eredményekor megjelenő mezők szabályozása
• Partner szerkesztés: a partner rögzítő és megtekintő képernyőn megjelenő mezők szabályozása
• Partner gyorsbejegyzés: a gyorsbejegyzés panelben megjelenő mezők beállítása

Válasszuk ki a “Partner szerkesztés” elrendezést. A megjelenő képernyőn a “Partner mezői” panelből az újonnan létrehozott mezőt húzzuk át valamelyik bal oldali csoportba. Új csoportot is létrehozhatunk az “Új csoport” gombbal. A Mentés gombbal véglegesíthetjük a változásokat.

Menjünk vissza a Partnerek menüpontba, keressük ki a korábban rögzített partnerünket, majd kattintsunk a “Módosít” linkre. Most már látnunk kell az új mezőnket.