Szerződések nyilvántartása és új szerződések jóváhagyása

Egy vállalatnál mindig nagyon fontos, hogy a szerződések gyorsan előkereshetőek legyenek és hogy az új szerződések jóváhagyásának nyoma legyen.

Ebben a cikkben a szerződések nyilvántartását fogjuk bemutatni. A szerződések rögzítése nem különbözik az egyéb típusú rekordok rögzítésétől, amiért külön cikket érdemel, az a szerződések jóváhagyásának lehetősége. Nagyobb cégek esetén az üzletkötők kötik a szerződéseket, de mielőtt életbe léphetnek, a felettesüknek jóvá kell hagyniuk. Ennek a folyamatnak a nyilvántartására biztosít lehetőséget a Vállalat Navigátor.

Szerződés rögzítése

Egy szerződés rögzítése a megszokott módon történik, a Szerződések menüpontban. A szerződés létrejöttekor a státusza “Vázlat”. Ez nem változtatható.

Jóváhagyási kérelem

A szerződés megtekintő képernyőjén a “Jóváhagyási kérelmek” kapcsolódó listánál egy új jóváhagyási kérelem rögzíthető. Itt kiválasztható az a felhasználó, akinek a jóváhagyást végeznie kell. Egy jóváhagyási kérelem létrehozásával a szerződés státusza “Jóváhagyás alatt”-ra változik  (további kérelmek létrehozásával a státusz nem változik).

A jóváhagyási kérelemről a felelősnek email értesítő kerül kiküldésre.

A felelős a jóváhagyási kérelem módosító képernyőjén jóváhagyhatja vagy elutasíthatja a kérelmet (a státusz mezőben lehet a megfelelő értéket kiválasztani).

A jóváhagyási kérelem jóváhagyásáról vagy elutasításáról email értesítő kerül kiküldésre a kérelem kezdeményezőjének.

Szerződés aktiválása

A szerződés jóváhagyási procedúrájának lezajlása után a szerződés aktiválható. Ezt a szerződés megtekintő képernyőjén levő “Aktivál” gombbal lehet megtenni, de csak a “Szerződés aktiválása” joggal rendelkező felhasználó tudja megtenni. Ilyen joggal jelenleg csak a “SystemAdministrator”-ok rendelkeznek.
Az aktivált szerződést csak az “Aktivált szerződés módosítása/törlése” joggal rendelkező felhasználó tud módosítani, törölni. Ilyen joggal jelenleg szintén csak a “SystemAdministrator”-ok rendelkeznek.