Hogyan tartsuk nyilván az elvégzendő feladatokat és a találkozókat?
Minden vállalatvezető életében kiemelten fontos szerepet játszik, hogy nyomon kövesse az elvégzendő feladatokat. Egy vállalatirányítási online CRM rendszer része, hogy gyorsan ellenőrizni tudjuk, hogy kinek milyen elvégzendő feladatai és találkozói vannak.
A VállalatNavigátor online CRM rendszer lehetőséget biztosít határidő napló vezetésére és az elvégzendő feladatok nyilvántartására. Mindezt online CRM rendszer “Tevékenység” menüpontjában tudjuk elvégezni. A “Tevékenység” menüpontban tarthatjuk nyilván az:
- Feladatainkat: Feladat rekorddal tartjuk nyilván az általunk vagy munkatársunk által elvégzendő feladatokat. Egy feladatnak tipikusan van felelőse és határideje, valamint státusza (be van fejezve vagy sem)
- Eseményeinket: az eseményeket rögzíthetjük az online CRM rendszer határidőnaplójában, amelyet naptár formában láthatunk, napi heti vagy havi bontásban. Egy esemény lehet egy találkozó, egy előadás, olyan események, amelyek időpontjában nem vagyunk elérhetőek.
- Erőforrásainkat: az eseményekhez erőforrásokat rendelhetünk. Erőforrás lehet például egy tárgyaló, projektor.
Tevékenységek menüpont
Az online CRM rendszer Tevékenységek menüpontjának kiválasztásával jutunk az feladatok, események és erőforrások nyilvántartását elősegítő képernyőre. A képernyőn az alábbi panelek jelennek meg:
- Tervezett események: a határidőnaplót mutatja meg. Alapból az aktuális nap eseményeit mutatja, a panel jobb felső sarkában található ikonokkal választható napon, heti, havi vagy lista nézet és választhatjuk, hogy a munkatársaink tervezett eseményei is megjelenjenek
- Feladatok: az aktuális feladataink listája
- Erőforrások: az erőforrásaink listája
- Naptár: egy kis naptár, ahol egy adott nap választható ki. A kiválasztott napra kattintva a Tervezett események panelben a kiválasztott naphoz tartozó események jelennek meg
Erőforrások rögzítése az online CRM rendszer segítségével
Egy erőforrást az almenüben levő “Erőforrás: Új” linkkel vagy az erőforrások listájánál található “Új Erőforrás” gombbal hozhatunk létre. Ha az erőforrás létrehozásakor a “Foglaltság ellenőrzése” jelölő négyzetet bekattintjuk, akkor egy esemény létrehozásakor, ha hozzá rendeltük az erőforrást, akkor a rendszer ellenőrzi, hogy az adott időpontban az erőforrás foglalt-e. Ha igen, nem engedi rögzíteni az eseményt.
Események rögzítése az online CRM rendszer segítségével
Egy eseményt az almenüben levő “Esemény: Új” linkkel vagy a “Tervezett események” panelben egy adott időpontra kattintva rögzíthetünk. Ha ezt az utóbbi módszert választjuk, akkor az esemény dátuma (Dátum mező) és ideje (Idő mező) a kiválasztott időponttal előre fel lesznek töltve, különben az aktuális nap és időpont kerül beírásra.
A “Kapcsolatban áll” mezőben adhatjuk meg, hogy kivel vagy mivel áll kapcsolatban az esemény. Az “Egyéb adatok” részben választhatjuk ki, hogy az esemény ismétlődő esemény-e vagy sem. Az “Erőforrások” mezőben adhatunk egy erőforrást az eseményhez.
Az “Emlékeztető” részben beállíthatjuk, hogy mikor emlékeztessen a rendszer az esemény bekövetkezésére (lásd később).
Feladat rögzítése az online CRM rendszer segítségével
Egy feladatot az almenüben található “Feladat: Új” link, a feladatok listájánál található “Új Feladat” gomb, vagy a bal oldali hasábban levő “Gyorsbejegyzés: Feladat” panel segítségével rögzíthetünk. Egy feladat rögzítése során megadhatjuk:
- a feladat felelősét (Felelős mező)
- a feladat kezdetét, végét és határidejét (Kezdés, Határidő és Vége mezők)
- a feladat fontosságát és típusát (Fontosság és Típus mezők)
- hogy be van-e fejezve vagy sem (Státusz mező)
- hogy kapjon-e a felelős egy email értesítést, hogy új feladata keletkezett (E-mail küldés mező)
- mikor figyelmeztessen a rendszer a határidőre (Emlékeztető mező)
Feladat befejezése: ha elvégeztünk egy feladatot, akkor azt készre kell állítanunk. Erre több módunk van:
- módosítjuk a feladatot és kitöltjük a Vége mezőt, a Státuszt pedig “Befejezve” értékre állítjuk
- a feladat megtekintő képernyőjén rákattintunk a “Befejez” gombra. Ilyenkor az Vége mező az aktuális napra lesz állítva
- a feladat listában rákattintunk a “Befejez” linkre. Ebben az esetben ugyanaz történik, mint az előző pontban
Megjegyzés: feladat rögzíthető a különböző rekordok kapcsolódó listáiból is (Elvégzendő feladatok, Feladat napló)
Emlékeztetők
Mind az eseményeknél, mind a feladatoknál be lehet állítani, hogy az online CRM rendszer figyelmeztessen egy közelgő eseményre vagy határidőre. Ezt mindkét esetben az “Emlékeztető” mezőben lehet megtenni. A figyelmeztetés egy felugró ablakban egy hangjelzés kíséretében jelenik meg. Az emlékeztetők paramétereinek a beállítása a Beállítások/Személyes beállítások/Emlékeztetők képernyőn lehetséges. Sok esetben a böngészők blokkolják a felugró (Popup) ablakokat. Ilyen esetben engedélyezni kell, ami az előbb említett oldalon ellenőrizhető.