Online CRM rendszer – VállalatNavigátor

Hogyan tegyük mindig elérhetővé fontos dokumentumainkat?

Sok esetben fontos, hogy dokumentumaink mindig elérhetőek és gyorsan előkereshetőek legyenek. Például ha gyorsan elő kell keresni egy ügyfél szerződését, akkor - ha feltöltöttük a VállalatNavigátor online CRM rendszer adatbázisába - az ügyfélt kikeresve és rákattintva a kapcsolódó Dokumentumok listából már elő is hívható a szerződés.

Ebben a cikkben azt fogjuk bemutatni, hogyan alkalmas a VállalatNavigátor online CRM rendszer a dokumentumok tárolására és hogy lehet ezeket összekapcsolni a partnerekkel vagy egyéb rekordokkal.

Dokumentumok menüpont

A dokumentumok tárolása a "Dokumentumok" menüpontban lehetséges. A képernyőn két lista jelenik meg: Mappák és Dokumentumok.

Mappák

A dokumentumok azon túl, hogy egy rekordhoz kapcsolhatók, mappákba szervezhetők. A Mappák lista mutatja a mappákat.  A mappák szerkezete megegyezik a szokásossal, van főmappa és almappák. A lista kezdetben a főmappákat mutatja. Egy mappára kattintva megjelenek az almappák, a Dokumentumok listában pedig a mappában levő dokumentumok. Ha kiválasztottunk egy mappát, akkor azt az online CRM rendszer a következő bejelentkezésig megjegyzi, így ha később visszatérünk a Dokumentumok menüpontra, akkor az utoljára kiválasztott mappa almappái és dokumentumai jelennek meg.

Új mappát az almenü "Mappa: Új" linkkel, vagy az "Új Mappa" gombbal tudunk létrehozni.

Dokumentumok

Az online CRM rendszer két típusú dokumentumot tud kezelni:

  • feltöltött dokumentumok: a saját számítógépünkön létező fájlt töltjük fel
  • online dokumentumok: helyben hozzuk létre és szerkesszük. Hasznos, mikor nem a saját számítógépünkről van működtetve az online CRM rendszer és egy rövid jegyzetet kell készítenünk

Dokumentumok feltöltése: dokumentumok feltöltése az almenü "Dokumentum: Új" link kiválasztásával vagy az "Új Dokumentum" gomb lenyomásával indítható. A fájl kiválasztása részben választhatjuk ki a fájlt. Erre két lehetőségünk van:

  • a sajátá számítógépünkről töltjük fel a dokumentumot: ebben az esetben a "Fájl" mezőben kell kiválasztanunk a fájlt
  • egy publikus web címen érhető el a fájl: az "Url" mezőbe írjuk be a címet

A "Mentés" gomb lenyomásával elkezdődik a feltöltés, egy kis ablakban követhetjük nyomon a feltöltés előrehaladását.

Online dokumentumok: online dokumentumot hozhatunk létre az online CRM rendszer segítségével, ami az "Új Online Dokumentum" gombbal lehetséges. A gomb lenyomása után megjelenik egy szerkesztő képernyő, amely segítségével létrehozhatjuk a kívánt dokumentumot.

Dokumentumok összekapcsolássa más rekordokkal

Ahhoz, hogy a cikk bevezetőjében említett célt elérjük, a dokumentumokat össze kell kapcsolni a rekordjainkkal. Ezt a dokumentum "Kapcsolatban áll" mező segítségével tudjuk elérni. Ki kell választanunk a rekord típust, majd a konkrét rekordot. Például, ha egy partnerrel akarjuk összekapcsolni, akkor előbb a legördülő menüből válasszuk ki a "Partner"-t, majd a kereső ikon segítségével a konkrét partnert.

Dokumentumot összekapcsolhatunk egy rekorddal az adott rekord megtekintő képernyőjéről, a "Dokumentumok" kapcsolódó listában az "Új Dokumentum" vagy az "Új Online Dokumentum" gombokra kattintva. Ebben az esetben a "Kapcsolatban áll" mező automatikusan ki van töltve.