Ügyfélkezelő CRM rendszer – VállalatNavigátor

Hogyan készítsünk saját jelentéseket?

Egy vállalatirányítási ügyfélkezelő CRM rendszer bevezetésének fő előnye, hogy azonnali képet kaphatunk cégünk pillanatnyi állapotáról. Ezt a jelentésekkel tudjuk elérni, minden ügyfélkezelő CRM rendszerben levő adatról jelentéseket tudunk készíteni különböző szempontok szerint.

Ebben a cikkben azt fogjuk bemutatni, hogyan lehet a VállalatNavigátor ügyfélkezelő CRM rendszerében saját jelentést készíteni, anélkül, hogy programozóhoz kéne fordulnunk.

Példaként egy olyan jelentést készítünk, amely a Kapcsolattartókat listázza Partnerek szerint és egy grafikonon azt is megjeleníti, hogy partnerenként hány kapcsolattartó van rögzítve. E példa alapján már elkészíthetjük saját jelentéseinket.

Saját jelentés létrehozása az ügyfélkezelő CRM rendszerrel

Jelentéseket a „Jelentések” főoldalon tudunk létrehozni az „Új Jelentés” gombra kattintva, vagy az almenüben az Új linkre kattintva. Az ügyfélkezelő CRM rendszer lépésről-lépésre végigvezet a jelentés elkészítésében. Egy jelentés létrehozása a következő lépésekből áll:
1. Jelentés nevének, adattípusának és a táblázat típusának megadása
2. Kapcsolatok más objektumokkal
3. Mezők kiválasztása
4. Összegző oszlopok
5. Csoportok megadása
6. Feltételek megadása
7. Diagram (grafikon)

1. Jelentés nevének, adattípusának és a táblázat típusának megadása

Az ügyfélkezelő CRM rendszerben a jelentéskészítés első lépéseként meg kell adnunk a jelentést nevét, a kiinduló rekord típust és a megjelenő táblázat típusát. A példánkban a jelentés neve legyen „Kapcsolattartók”, az adattípus „Kapcsolattartó” (mivel a kapcsolattartókról készítünk jelentést) és a jelentés típusa pedig „Áttekintő, összegző jelentés”. Azért kell ezt a típust választanunk, mert a jelentésben a kapcsolattartókat szeretnénk partnerek szerint csoportosítani. Ha csak egy egyszerű listára van szükségünk, akkor válasszuk a „Táblázatos jelentést”.
Az adatok megadása után kattintsunk a Tovább gombra.

2. Kapcsolatok más objektumokkal

A második lépésben a más objektumokkal való kapcsolatot kell megadni. A jelentésünkben két rekord típus szerepel (Kapcsolattartó és Partner vagyis két objektumunk van), ezeket össze kell kapcsolnunk. Erre azért van szükség, hogy egy kapcsolattartó listázásakor ki tudjuk írni a hozzá tartozó partner adatait is (pld. székhely). Ki kell választanunk, hogy az adattípusunk melyik mezője alapján kapcsoljuk össze az objektumokat és ha a kiválasztott mezővel több adat típushoz is kapcsolódhatunk, akkor a legördülő menüből a kívánt rekord típust. Most a Kapcsolattartó rekordtípus Partner mezője alapján kapcsoljuk össze a kapcsolattartót a partnerrel, és mivel a Partner mezővel csak Partner rekordtípussal kapcsolhatjuk össze, ezért a választó menüben csak ez az egy érték szerepel, így nem kell kiválasztani. A Tovább gombbal haladhatunk tovább.

3. Mezők kiválasztása

A harmadik lépésben választhatjuk ki, hogy a jelentésben melyik mezők látszanak. A mezők kiválasztása ugyanúgy történik, mint a nézeteknél: a jobb oldali táblázatból húzzuk át a kívánt mezőt a bal oldali táblázat megfelelő helyére. Ha egy vagy több objektummal összekapcsoltuk a kiinduló adattípusunkat, akkor a jobb oldali táblázat fejlécében megjelenik egy választómenü, amely segítségével kiválaszthatjuk, hogy melyik rekord típus mező legyenek megjelenítve. A példa jelentésünkhöz válasszuk ki a következő mezőket:
• A jobb oldali táblázat fejlécében válasszuk ki a „Partner.Partner” típust és a megjelenő mezőkből a „Partner.Partner neve” és „Partner.Számlázási cím” mezőket húzzuk át a bal oldali táblázatba úgy, hogy ez a két mező legyen az első és második pozicíóban
• A bal oldali táblázatból távolítsuk el a „Partner” mezőt, a többit hagyjuk meg
A Tovább gombbal lépéjünk a következő képernyőre.

4. Összegző oszlopok

A negyedik lépésben választhatjuk ki, hogy melyik mezőkben szereplő értékeket kívánjuk összegezni. Itt csak a szám típusú mezők jelennek meg. Ezeken a mezőkön kívül még összegezhetjük a rekordok számát is. Az összegzésen kívül kiírathatjuk még az átlagot és a minimális és maximális értékeket. Kattintsuk be a kívánt mezőknél a, a megfelelő típust. A példa jelentésünkben csak a rekordok számára van szükségünk, így kattintsuk be azt és lépjünk tovább (Tovább gomb).

5. Csoportok megadása

Az ötödik lépésben azt kell megadnunk, hogy milyen adatok szerint akarjuk csoportosítani a jelentésünket. Maximum 3 csoport adható meg. A példa jelentésünkben csak egy csoport szerepel, hiszen partnerek szerint akarjuk csoportosítani a megjelenő adatokat. Az első sor első választó menüjében válasszuk ki a „Partner.Partner neve” mezőt, a második választó menüben pedig a rendezés irányának a „Növekvő” értéket, majd kattintsunk a Tovább gombra.

6. Feltételek megadása

A hatodik lépésben azokat a feltételeket kell megadni, amelyek alapján szűrni kívánjuk az adatainkat. A feltételek megadása ugyanúgy történik, mint a nézeteknél, ezért ezzel itt nem foglalkozunk, nem adunk meg feltételt, hanem rögtön a Tovább gombra kattintunk.

7. Diagram (grafikon)

Az utolsó lépésben a diagram típusát lehet kiválasztani, abban az esetben ha szeretnénk diagramot rajzoltatni. A „Diagram típus” választó menüből válasszuk ki az Oszlop típust, majd az Y tengelynek adjuk meg a „Rekordok száma”-t és az X tengelynek a „Partner neve”-t. Az X tengely értékeinek a csoportjainkat adhatjuk meg, míg az Y tengelynek az összegzett oszlopainkat. A diagram adatainak megadása után kattintsunk a „Mentés és végrehajtás” gombra. Ekkor a jelentésünk létrejön és azonnal végrehajtásra kerül.

Jelentés megtekintése

Egy jelentés végrehajtását vagy a jelentés létrehozásakor, testreszabásakor a „Mentés és végrahajtás” gombbal, vagy a jelentés nevére kattintva kérhetjük. A végrehajtás után megjelenik a jelentés táblázatos formában és a táblázat alatt a diagram. A táblázat fölött található a gyors szűrő, amely segítségével szűrhetjük a táblázat adatait. Ehhez az első legördülő menüből ki kell választani a szűrni kívánt mezőt, majd az összehasonlítás típusát és a feltételt, majd a „Frissítés” gombra kattintva szűrhetjük az adatokat. A jelentés exportálható CSV-be, Excell-be és PDF-be. A diagramról kérhetünk kicsi, közepes és nagy méretet.

Irányítópult

Az Irányító pult menüpontban megjelenő képernyőre kihelyezhető a diagrammal rendelkező legfontosabb jelentéseink, így egy pillantás alatt felmérhetjük a cégünk pillanatnyi állapotát. Egy jelentés kihelyezésére kattintsunk egy már meglevő diagram fölött a „Váltás” linkre és válasszuk ki a kívánt jelentést.