Vállalatirányítási rendszer – VállalatNavigátor

Email küldés. Hogyan használjuk ki a VállalatNavigátor vállalatirányítási rendszer által nyújtott email küldési lehetőség előnyeit?

Email-t küldeni sokféle módon és programmal tudunk. A Vállalatnavigátor vállalatirányítási rendszer lehetőséget biztosít arra, hogy nyomon kövessük, kinek, mikor és milyen email-t küldtünk és eszközöket ad arra, hogy automatikusan személyre szóló email-eket küldhessünk ki.

Ebben a cikkben a vállalatirányítási rendszer email küldési lehetőségeit fogjuk bemutatni. Maga az email küldés nem sokban különbözik a webes email rendszerektől, de az email sablon működését fontos megértenünk, hogy a későbbiekben a vállalatirányítási rendszer által nyújtott automatizmusokat a lehető legjobban ki tudjuk használni.

Az email küldés és az email sablonok létrehozása az Emailek menüpontból lehetséges.

Email sablonok

A vállalatirányítási rendszer email sablonjai alapvetően két célt szolgálnak:

  • a gyakran használt állandó szövegű emailek elmentésére. Például, ha egy kapcsolatfelvétel visszaigazolására mindig ugyanolyan tartalmú emailt küldünk ki, akkor azt létrehozzuk email sablonként és a későbbiekben csak felhasználjuk
  • az állandó vagy automatikus emailjeink megszemélyesítésére. Hatékonyabb, ha egy email-t úgy kezdünk, hogy "Kedves János", mint a "Kedves Cégvezető"

Email sablont az "Emailek" menüpontban az almenüben az "Email sablon: Új" linkre kattintva, vagy az Email sablon listánál az "Új Email sablon" gombot lenyomva hozhatunk létre. A vállalatirányítási rendszer bázisában az Új sablon létrehozásakor a következő adatokat kell megadnunk:

  • Sablon neve: a sablon elnevezése
  • Kódolás: milyen kódolással legyen az email kiküldve
  • Leírás: egy leírást adhatunk meg, hogy miről szól a sablon
  • Cím: ez lesz a kiküldött email címe
  • HTML sablon törzs: ez lesz a kiküldött email formázott szövege. Itt egy olyan szövegszerkesztő használható, amellyel formázott szöveget hozhatunk létre
  • Szöveg sablon törzs: a kiküldött email szövege formázatlanul. Erre akkor van szükség, ha olyan valakinek küldünk ki emailt, akinek az email olvasója nem tudja a HTML emaileket megjeleníteni

Megszemélyesítés

A sablon megszemélyesítése úgy lehetséges, hogy a sablon szövegébe a kívánt helyen beszúrjuk "{!" és "!}" jelek közé annak a mezőnek a belső nevét (emlékezzünk vissza a második cikkre, mikor új partner mezőt hoztunk létre), amelyet szeretnénk felhasználni. Például, ha egy érdeklődőt szeretnénk "Kedves János" módon megszólítani, akkor a vállalatirányítási rendszer sablonunknak sablonunkban a "Kedves {!F_LEAD_FIRSTNAME!}" szöveget kell tartalmaznia.
A felhasználni kívánt mező belső nevének kiválasztását segíti a középső panelben szereplő három mező. A "Mezőtípus választás" legördülő menüben a kívánt rekord típust kiválasztva (pld. Érdeklődő), a "Mező választás" legördülő menüben megjelennek a kiválasztott rekord típus mezői. Innen kiválasztva egyet (pld. Keresztnév) a "Másolandó mező név" mezőben megjelenik a kiválasztott mező belső neve. Innen csak át kell másolni a sablon szövegébe.

Email küldés

Email küldeni az "Emailek" menüpontban az almenüben az "Email: Új" linkre kattintva vagy az email listánál az "Új Email" gombot lenyomva küldhetünk. A címzettet kiválaszthatjuk a érdeklődők, kapcsolattartók, partnerek és a felhasználók közül. Ha email sablont kívánunk használni, akkor a "Kapcsolódik" mezőben kell kiválasztani azt a rekordot, amely mezői értékével legyen kitöltve a sablon. Sablont az "Email sablon választás" gombbal tudunk választani. Az email sablon és a kapcsolódó rekord kiválasztása után a szerkesztő ablakban megjelenik a kitöltött sablon szövege. Ha sablont használunk, akkor a szerkesztő ablakban már nem módosíthatjuk a levelet (bármilyen beírt módosítás elveszik), minden módosítást a sablonban kell elvégezni.

További címzettek: a "További címzettek" linkre kattitnva megjelenik egy szerkesztő ablak, ahol tovább email címeket adhatunk meg, akik szintén megkapják az emailt
Másolat: a "Másolat" linkre kattintva megadhatóak azok az email címek, akik másolatként kapják meg az emailt (CC)
Vakmásolat: a "Vakmásolat" linkre kattintva azok az email címek adhatóak meg, akik úgy kapják meg másolatként az emailt, hogy az a többi címzettnél nem látszik (BCC)
Csatolás: a "Dokumentum csatolása" linkkel a rendszerbe feltöltött dokumentumok közül csatolhatunk az emailhez. A dokumentumok feltöltésével és tárolásával a 10. cikk foglalkozik

Az email megírásának végeztével a  "Küldés" gombbal küldhetjük el.

Az email listában nyomon követhetjük az emailjeinket. Az "Elküldve" mezőben láthatjuk, hogy pontosan mikor lett kiküldve az email, a "Megnyitva" mezőben, hogy mikor lett megnyitva. Ez csak akkor működik,  ha a címzett email olvasó programja is támogatja a funkciót. Az emailek teljes listában (almenü, "Lista" link), az is látszik hányszor volt olvasva az email és a legutolsó olvasás időpontja.

Képek csatolása

Mivel a spammerek gyakran használják azt a technikát, hogy az üzenetüket képként továbbítják, ezért egyre több email kliens nem jeleníti meg a képeket. Ez sokszor problémát okoz, mivel a szépen megszerkesztett emailünk nem úgy jelenik meg, ahogy szeretnénk. Ahhoz, hogy úgy tudjuk képekkel feldobni, hogy azt az email kliensek meg is jelenítsék a következő lépéseket kell tennünk:

  • a dokumentumok közé töltsük fel a képünket
  • az email szerkesztésnél kattintsunk a "Kép beillesztése/módosítása" ikonra, majd a felugró ablakban a "Böngészés a szerveren" gombra. Az így megjelenő ablakban válaszuk ki a képet majd kattintsunk a "Rendben" gombra